행사 등 세부일정 진행표 엑셀양식 다운로드
행사 일정을 짜려면 우선 어떤 행사인지 파악해야겠죠? 이번주 주제는 “행사 세부일정 짜는 법”입니다. 저는 주로 학교 축제나 동아리 공연 등 다양한 행사들을 기획하는데요, 여러분께 제가 직접 짠 행사 일정표를 예시로 보여드리면서 설명드릴게요.
어떤 행사인가요?
이번주는 학과 학술제였어요. 저희 학과는 매년 11월 중순쯤에 학술제를 진행한답니다. 그래서 올해도 어김없이 준비했어요. 총 4일간 진행되는 행사이고, 하루에 2개씩 발표하기로 했어요. 그리고 마지막날엔 시상식과 뒷풀이 파티를 열 예정이랍니다.
세부일정표 어떻게 짰나요?
우선 첫째날인 금요일 오후 1시부터는 두 팀이 각각 ‘기획의도’와 ‘프로그램 소개’를 하는 시간을 가졌어요. 한 팀당 15분~20분 정도 소요될 예정이었고, 이 때 다른 팀들이 부스 구경을 하고 있으면 됐어요. 다음으로는 저녁 6시부터 8시까지 각 팀별로 게임을 진행했는데요, 팀원들끼리 상의해서 프로그램을 정하면 된답니다. 둘째날 토요일 오전 10시반부터 12시까지는 같은 방식으로 나머지 세 팀이 똑같이 하면 되고, 점심시간 이후로는 자유롭게 돌아다니면서 놀 수 있도록 했습니다. 셋째날 일요일 역시 마찬가지로 동일하게 진행했고, 마지막 날인 월요일에는 아침 9시부터 낮 12시까지 전체 학생회 회의를 진행했습니다. 이렇게 해서 모든 일정이 마무리 되었습니다.
저는 항상 행사 계획을 짤 때마다 머리가 터질 것 같아요. 하지만 그만큼 보람찬 일이기도 해요. 특히 다같이 고생하면서 만들어낸 결과물을 보고나면 뿌듯하기도 하구요. 우리 모두 즐거운 행사를 위해 열심히 노력해봐요!
000대회 세부일정 진행표 3 4 5 주간 항 목 내 용 일 자 5월 6월 7월 8월 시작일 종료일 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 기획 행사 일정 확정 및 기획안 수립 장소확정(호텔,오만찬장소,식당) 수출상담회 계획안 작성 강의,세미나 계획안 수립 및 초청 강사리스트 작성 인쇄물 및 제작물 계획 수립 기념품 및 인쇄물 배포 계획 수립 행사물품 분류 및 발송계획 수립 네임텍 제작 및 배포 계획 수립 차량 및 운송계획 수립 각 섹션별 행사 담당자 업무분장표 작성 행사 전체 진행일정표 작성 공문 행사접수 공문 작성 및 발송 초청장 신청 공문 작성 및 발송 영사관,대사관 비자협조공문 작성 및 발송(중국,러시아) 관광 프로그램 안내 공문 작성 및 발송 골프 안내 공문 작성 및 발송 이사회, 총회 개최 및 소집 공문 작성, 발송 확대회장단 회의 개최 공문 작성 및 발송 유관단체장 초청 및 축사 요청 공문 작성, 발송 신규 상임이사 및 재임명 상임이사 추천 공문 작성, 발송 참가자회원 항공스케줄 요청 공문 작성 및 발송 포상 및 무역의날 대상 추천 공문 작성 및 발송 관광 관광일정 협의 및 확정 관광 프로그램 운영계획 작성 관광 프로그램 안내 공문 작성 및 발송 관광 참가자리스트 별도 작성(동반자 및 일반회원) 관광 참가비 확인 및 영수증 사무국 행사물품 분류 및 발송 계획수립 (협회기,태극기,의사봉,지회기) 행사장비 체크 (마이크,녹음,노트북,PT,촬영,사진) 국제위원회의 8개 국제위원회별 명단 정리 및 업종별 분류 확정 9/20 위원회별 회의 안건 자료 준비 국제위원회 별 회의 장소 확정 8개 국제위원회 회의 참석 중소기업 선정 각국제위원회 위원장 간담회 자료 수신 표창 대상 추천 공문 작성 및 발송 대상 후보자 공적조서 접수 및 검토, 확정 대상 수상자 상패 제작 버스 및 운송 버스운영 계획안(차량별 담당자 포함) 버스(운송) 업체 섭외 및 운송 타임스케줄 확정 차량번호 및 담당기사 성명 및 연락처 확인 공항 도착시간대별 버스배차 계획 상임이사 신규 및 재임명 상임이사 추천 공문 작성 및 발송 신규추천 상임이사 및 재임명 상임이사 명단(전체현황표) 작성 추천명단 지회별 확인 상임이사 자격 심사 및 명단 확정 상임이사 임명장 작성 상장 및 포상 포상자 추천 공문 작성 및 발송 포상자 후보자 검토 및 확정 포상 및 상장 수상자 상장 및 표창 제작 세미나 및 강연 세미나 및 강연 운영계획 작성 외부강사 섭외 및 강연 주제 확정 외부강사 초청 공문 작성 및 발송 세미나 및 강연 장소 확정 강연원고 및 세미나 자료 배포 계획 강사 의전 계획 수립 및 담당자 지정 수출상담회 기업 명단 확인-> 회원 공문발송 회원과 중소기업 자료 정리 참가 중소업체 가이드 라인 제공 주요기업 및 회원사 선매칭 컨텍 업체 리스트 작성 및 정리 상품 및 자료 정리 숙박 숙박운영계획안(호텔별 분류-동반자) 참가자 룸 배정및 확정 숙박운영-동반자 최종확인 식단 식단 운영 협의 (조식, 중식, 석식) 오,만찬 오,만찬회 운영계획안 -> 오,만찬 주최사 선정 친선의 밤 행사 진행 축사 및 답사 일정별 축사,답사 작성 축사 및 답사 진행자 선정 이사회 이사회 자료 및 배포계획 재임명 및 신규추천 상임이사 리스트 작성 녹음 및 촬영 계획 2007년도 사업결과보고 2008년도 사업계획보고 회계보고 회의록 작성,무선마이크, 운영계획(준비물,인원) 진행사회자 확정 연단구성 및 좌석배치도, 테이블 네임텍 신규 지회장 확인 (조부회장님) ->지회장 임명장 및 지회기 제작 임시총회 포상 대상자 명단 확인 총회자료 제작 및 배포 계획 연단구성 및 좌석배치도, 테이블 네임텍 감사패 수상자 명단 확인 유관기관상 시상 명단 확인/ 대상자 확인 수상자 참가 공문 유선전화 확인 -> 상장 및 상패 제작 인쇄물/제작물 네임텍 - 디자인(내용) 확정 - 기획사(인쇄소) 확정 및 미팅 - 시안 확인 및 수정, 확정 - 납품 및 검수 대회보 - 유관단체장 축사,사진 요청 - 목차 작성 - 삽입원고 수거 - 자체 가안(초고) 완성 - 인쇄소(기획사) 섭외 및 미팅 - 인쇄 시안(2차 초고) 확인 및 수정 - 인쇄물 시안 확정 - 납품 및 검수 3단접지 - 디자인(내용) 확정 - 자체 가안(초고) 완성 - 인쇄소(기획사) 섭외 및 미팅 - 인쇄 시안(2차 초고) 확인 및 수정 - 인쇄물 시안 확정 - 납품 및 검수 감사패 - 문구 작성 및 확정 - 수상대상자 명단 작성 - 업체선정 및 미팅 - 시안 수정 및 확정 - 납품 및 검수 좌석배정표(확대) - 자체 가안 작성 및 확정 - 킨코 작업요청 (600(W)x900(H)) 일자별 일정표(확대) - 일정 확정 - 킨코 작업요청 (600(W)x900(H)) 현수막 - 현수막 운영계획 - 설치장소 확정(시간,장소 타이틀 확인) - 업체선정 및 미팅 - 시안 확인 및 수정 - 납품 및 검수 포스터 - 잔여량 확인 이사회 자료 - 내용 확정 - 자체 가안(초고) 완성 - 인쇄소(기획사) 선정 및 미팅 - 인쇄 시안(2차 초고) 확인 및 수정 - 시안 확정 및 납품, 검수 총회자료 - 내용 확정 - 자체 가안(초고) 완성 - 인쇄소(기획사) 선정 및 미팅 - 인쇄 시안(2차 초고) 확인 및 수정 - 시안 확정 및 납품, 검수 기념품 - 종류 선정 및 업체 선정 - 디자인(내용) 확정 - 시안 확인 및 수정 - 확정 및 납품, 검수 일정표 전체 진행 일정표 작성(외부용/내부용) 일자별 세부진행 일정표(준비물 및 담당자) 체크리스트 행사 인력 운영방안 작성 각 섹션별 행사 세부 진행안 작성 유관기관 초청
및 초청장 유관기관 초청 대상자 리스트 작성 초청 대상자 축사 및 초청 공문 작성 및 발송 정식초청장 작성 및 송부 (RSVP동봉) 의전계획 수립 및 동선확인 / 진행->조부회장님,회장님 확인 참가비 송금 확인 및 등록 확인증 발송 참가회원 미송금자 개별 연락 및 송금 유도 참가비 접수리스트 참가비 영수증 행사 참가비 관련 통장준비 및 금고 참가접수 관련 운용 인력 파악 및 요청(현장접수및기념품배포) 참가신청서 참가 회원 리스트 1차 작성(상임이사, 일반 회원) 참가 회원 체크인 시간 분류 참가 회원 별도 행사 참가 분류(골프모임,관광) 초청장 비자관련 초청장 요청 공문 작성 및 발송 지회별 초청장 명단 작성 및 발송 비자 관련 협조공문 공관 및 지회 전달 지회별 비자 발급 현황 체크 비상연락망 행사관계자 연락처 및 비상연락망 확인 이정표/안내판 동선및 안내 표지판/이정표 진행 행사 일정표 및 부착 장소 확정 화살표, 장소 편의시설 안내 좌석배정표 항공스케줄 참가자 항공스케줄 요청 공문 작성 및 발송 참가자 공항 도착 시간표 시드니지회 발송 공항 도착시간대별 명단분류 회원카드 신한은행 업무협의 (종류 및 범위) 발급대상자 모집 공문 작성 및 발송 회원카드 발급 진행 발급카드 발송 및 배포 계획 작성 회장단회의 확대 회장단 회의 및 지회장 회의 운영안 참석자 리스트 작성 회의 의결 주제 작성 회의 자료 인쇄물 제작 회의록 작성자 - 서기 홍보 보도자료 작성 및 배포(출입기자) 웹사이트 행사관련 소식 게재 연계대회
점검 00대회 참가안내 공문 작성 및 발송 참가자 명단 접수 참가비 입금 확인 및 영수증 참가자 한상넷 등록 및 업무협의 구두 참가자 참가신청서 작성 및 발송 00대회 운영 스탭 호텔배정 협의 00대회 OKTA 접수대 설치 운영계획 0회원 배정호텔별 숙박 명단 결과보고 행사 내용 참가자 명단정리 수출상담회 매칭 자료 정리 소요예산 정리 이사회,임시총회, 확대 회장단 및 지회장 회의자료 파일 정리 행사 매뉴얼 정리 결과보고 작성
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